Cómo se forma el consecutivo de 20 dígitos de la factura electrónica

Los cuatro tramos, con un comprobante real

El consecutivo son 20 dígitos pegados, sin guiones ni espacios. Se ve como un número larguísimo y arbitrario, pero son cuatro campos de largo fijo, uno detrás de otro. Este es un comprobante que emitimos y que Hacienda aceptó:

Cada tramo se rellena con ceros a la izquierda hasta su largo exacto. Si uno solo queda corrido, aunque sea por un dígito, el documento se rechaza y el mensaje de error no le dice dónde estuvo el problema.

• Sucursal: el local o punto de operación. Si tiene uno solo, es 001.
• Terminal: la caja o el punto de emisión dentro de esa sucursal. Con un solo sistema emitiendo, es 00001.
• Tipo de documento: dice qué comprobante es. La tabla completa está más abajo.
• Número correlativo: el que avanza de uno en uno. Empieza en 1, no en 0.

Los códigos de tipo de documento en la versión 4.4

Es el tramo que más confusión causa, porque son diez códigos y tres de ellos son para responder documentos ajenos, no para emitir los propios.

Cada tipo lleva su propia numeración

Este es el punto donde más gente se equivoca. El correlativo no es uno solo para todo el negocio: es uno por cada combinación de sucursal, terminal y tipo de documento.

Si hoy emite la factura número 40 y mañana emite su primera nota de crédito, esa nota de crédito es la número 1, no la 41. Son series independientes que avanzan por separado.

Qué pasa si se salta un número, y qué pasa si se repite

Saltarse un número no genera un rechazo automático. La numeración tiene que ser creciente, y un hueco no rompe eso. Pero sí deja un vacío que hay que poder explicar en una fiscalización, porque la pregunta obvia es qué pasó con el comprobante que falta.

Repetir uno sí es un problema serio, y es distinto: Hacienda ya tiene esa clave registrada y el segundo envío no entra. Por eso un consecutivo nunca se reutiliza, ni siquiera cuando el documento fue rechazado. Si una factura se rechaza por datos, el arreglo es emitir una nueva con el siguiente número, no corregir y reenviar la misma.

Cuándo conviene abrir una terminal nueva

Cambiar de sistema de facturación es el caso típico. Si el sistema anterior venía en la factura 141 y el nuevo arranca también en la terminal 00001, hay que continuar desde la 142, y cualquier desfase entre los dos sistemas produce duplicados o huecos.

La alternativa limpia es abrir una terminal nueva. El sistema viejo se queda con la terminal 00001 y su historia intacta, y el nuevo arranca en la 00002 desde el número 1. Las dos series conviven sin tocarse y la migración deja de ser un problema de numeración.

Es exactamente lo que hicimos al migrar nuestra propia facturación, y por eso el ejemplo del inicio de este artículo es la factura número 2 de la terminal 00002.

El consecutivo va dentro de la clave de 50 dígitos

El consecutivo no viaja solo. Va incrustado en la clave numérica, que es el identificador único del comprobante ante Hacienda y tiene 50 dígitos:

La situación es 1 si el envío es normal, 2 si se emitió en contingencia y 3 si se emitió sin internet. El código de seguridad son ocho dígitos aleatorios, y conviene que salgan de un generador criptográfico y no de una función de azar cualquiera.